首先，退税情况说明是纳税人向税务机关陈述退税原因、依据和具体情况的一种书面材料，它对于顺利办理退税业务至关重要。以下从一般内容、写作格式等方面进行详细说明，并给出一篇简单的范文示例。

一般来说，退税情况说明需要包含以下几方面内容。一是基本信息，这包括纳税人的名称、纳税人识别号、经营地址、联系电话等，这些信息能让税务机关准确识别退税主体。依据的是《税收征收管理法》及其实施细则，它们要求纳税人在办理各类涉税事项时，要准确提供自身的基本信息。二是退税原因，这是说明的核心部分。比如是政策性退税，像国家出台新的税收优惠政策，企业符合条件可退税；还是误收退税，即税务机关因计算错误等原因多收了税款。不同的退税原因需要提供相应的证明材料，这也是依据税收相关法规，确保退税有合理合法的依据。三是退税金额，要明确具体的退税金额，并详细说明计算过程。四是退税所属期，即该笔退税对应的税款所属时间段。

在写作格式上，通常要有标题，如“退税情况说明”。开头需顶格写受理退税申请的税务机关名称，如“XX税务局”。正文部分按照前面所说的内容依次阐述。结尾要有“特此说明”等表述，并注明纳税人名称和日期。

以下是一篇简单的退税情况说明范文：

退税情况说明

XX税务局：

我公司全称XX，纳税人识别号为XX，经营地址位于XX，联系电话XX。

现申请办理退税，退税原因为政策性退税。根据《XX》文件规定，自XX年XX月XX日起，对符合XX条件的企业，可退还XX税款。我公司符合该文件规定的条件，具体情况如下： [详细说明符合条件的情况]。

经计算，应退税金额为XX元，计算过程如下：[列出具体计算步骤]。该笔退税所属期为XX年XX月至XX年XX月。

特此说明。

XX公司

XX年XX月XX日

需要注意的是，不同地区的税务机关可能对退税情况说明有不同的要求，在撰写时，最好先咨询当地税务机关，以确保说明符合规范。